Một tuyến đường, vài chục tài sản hoặc một nhóm hồ sơ có thể là điểm bắt đầu hợp lý khi đơn vị chưa muốn triển khai GIS trên diện rộng. Tuy nhiên, giá trị của lần thử không nằm ở khu vực lớn hay nhỏ, mà ở điều chúng ta biết được sau khi làm.
Nếu chỉ đưa các điểm lên bản đồ rồi mở vài hồ sơ để giới thiệu, lần thử mới cho thấy dữ liệu hiển thị được. Nó chưa trả lời liệu nhân viên có cập nhật thuận tiện, người quản lý có tìm được lịch sử hay đơn vị có đủ khả năng duy trì sau này.
Chọn một công việc có điểm bắt đầu và kết thúc
Với quản lý đèn đường, có thể chọn quy trình tiếp nhận một phản ánh đèn hỏng: tìm đúng đèn, giao người kiểm tra, ghi nhận kết quả và để người phụ trách xem lại. Các bước liên quan được thử cùng nhau, thay vì mỗi chức năng được trình diễn riêng trên một bộ dữ liệu khác.
Trước khi bắt đầu, hãy viết rõ kết quả muốn quan sát. Ví dụ: nhân viên ghi được kết quả vào đúng hồ sơ và người phụ trách xem được mà không phải nhập lại từ tin nhắn. Hai bên cũng nên xác định cách nhận biết trường hợp chưa đạt, như mất nội dung khi kết nối yếu hoặc hồ sơ được gửi nhầm người.
Nếu mục tiêu là giảm thời gian, cần đo cách làm hiện tại trên cùng loại yêu cầu để có cơ sở so sánh. Một con số từ màn trình diễn sẽ ít ý nghĩa nếu chưa tính thời gian chuẩn bị dữ liệu và kiểm tra kết quả.
Thử với hồ sơ khó và người sẽ sử dụng
Khu vực thử nên có những trường hợp thường gặp: hồ sơ đủ thông tin, hồ sơ thiếu ảnh, mã ngoài hiện trường chưa khớp danh sách hoặc tài sản vừa sửa nhưng chưa cập nhật. Chỉ chọn dữ liệu đã được nhóm kỹ thuật làm sạch sẽ khiến công sức triển khai tiếp bị đánh giá thấp.
Người tham gia nên gồm các vai trò sẽ thực hiện công việc sau này. Hãy để họ tự thao tác với hướng dẫn dự kiến bàn giao. Việc phải nhờ nhóm kỹ thuật chỉ từng bước cũng là một kết quả cần ghi nhận, vì nó cho thấy chỗ chưa đủ rõ hoặc chưa phù hợp.
Không nhất thiết đưa mọi tình huống vào một lần thử. Điều quan trọng là biết những gì đã thử, những gì chưa thử và giới hạn của kết luận rút ra.
Ghi lại kết quả để có cơ sở so sánh
Với mỗi tình huống, ghi người thực hiện, dữ liệu sử dụng, thời điểm bắt đầu và kết thúc, chỗ cần trợ giúp, lỗi gặp phải và phần còn làm bên ngoài hệ thống. Nếu đo thời gian, tách thời gian thao tác với thời gian chờ người duyệt hoặc chờ mạng. So sánh các công việc có mức phức tạp tương đương, thay vì lấy lần trình diễn thuận lợi nhất làm đại diện.
Tiêu chí nên cụ thể, như mở đúng hồ sơ, giữ được nội dung sau gián đoạn kết nối hoặc không cho tài khoản chỉ xem sửa dữ liệu. Mức thời gian chấp nhận và số trường hợp cần thử phải được thống nhất theo hoàn cảnh. Có thể tải phiếu ghi nhận thử nghiệm WebGIS để dùng trong buổi chạy thử.
Kết quả thử phải dẫn đến một quyết định
Ghi lại chỗ công việc bị dừng cùng nguyên nhân. Không tìm thấy đèn vì mã sai là vấn đề dữ liệu; không hiểu trạng thái “hoàn thành” là vấn đề cách diễn đạt hoặc quy trình; không gửi được ảnh ở nơi mạng yếu lại cần cách xử lý khác.
Sau khi sửa, các tình huống đó được thử lại. Hai bên có thể quyết định triển khai tiếp, chuẩn bị thêm dữ liệu hoặc điều chỉnh phương án trước khi mở rộng. Những bước còn làm thủ công cũng cần được ghi rõ để tính công sức về sau.
Không có số ngày cố định phù hợp với mọi lần thử. Thời gian nên đủ để quan sát công việc đã chọn và trả lời các câu hỏi đặt ra, thay vì kết thúc chỉ vì đã đến ngày báo cáo.
